tel. +48 77 464 96 00
tel. +48 77 464 96 00
Polityka prywatności
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Vitra sp. z o.o. z siedzibą w Prószkowie przy ul. Parkowej 1 , 46-060 Prószków zwany dalej „Vitra”.
W sprawach związanych z ochroną danych można się z nami skontaktować pod adresem
e-mail: info@vitra.com.pl
lub
Vitra sp. z o.o. z siedzibą w Prószkowie przy ul. Parkowej 1, 46-060 Prószkow
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ VITRA DLA PODSTAWOWYCH CELÓW BIZNESOWYCH
Przetwarzamy dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych w związku z relacjami biznesowymi z naszymi klientami, dostawcami i partnerami. “Przetwarzanie” oznacza, że zbieramy, przechowujemy, usuwamy lub przesyłamy dane osobowe, Poniżej znajduje się lista przykładów przetwarzania danych osobowych:
Dane osobowe przetwarzane przez nas obejmują:
dane podstawowe i kontaktowe klientów i dostawców, takie jak nazwa, adres, numer telefonu, adres e-mail, funkcja itp. dane potrzebne do fakturowania i przetwarzania płatności, takie jak dane bankowe, numery podatkowe, informacje dotyczące zarządzania kredytami itp., o ile dotyczą one danych osoby fizycznej; informacje dotyczące zarządzania relacjami z dostawcami i klientami, takie jak historia zamówień itp., o ile dotyczą one danych osoby fizycznej;
Dane pozyskiwane są w ramach naszych relacji biznesowych z naszymi klientami., kontrahentami
W niektórych przypadkach otrzymujemy również dane osobowe od firm współpracujących np. dane kontaktowe od dostawców.
W niektórych przypadkach przetwarzamy również dane osobowe, które otrzymaliśmy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w inny sposób. Dotyczy to w szczególności:
danych z publicznie dostępnych źródeł takich jak rejestry handlowe i administracyjne, targi, wystawy, źródła internetowe, gazety, katalogi handlowe itp. danych od podmiotów trzecich, które nie są powiązane z VITRA jak np. stowarzyszenia handlowe / biznesowe, agencje kredytowe, firmy ubezpieczeniowe itp.
Zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontaktowanie się z klientem w związku z jej realizacją (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b RODO) W takich przypadkach cel przetwarzania danych jest określony przez umowę, którą zawarliśmy z naszymi klientami lub dostawcami i usługami świadczonymi w ramach niniejszej umowy. Obejmuje to na przykład przetwarzanie danych osobowych w kontekście wysyłania katalogów, informacji o naszych usługach lub przygotowywania konkretnych ofert. Rozpatrywanie skarg i reklamacji (podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO) Dochodzenie roszczeń związanych z zawartą umową (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) W tej sytuacji prawnie uzasadnionym celem jest windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych. Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO0. Prowadzenie statystyk (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Prawnie uzasadnionym celem w tej sytuacji jest to, że posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności. Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód. Celem jest prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów Obsługa zgłoszeń kierowanych zza pośrednictwem poczty elektronicznej i innych wniosków, w tym zapewnienie rozliczalności (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.
Dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności: podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń, organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS), podmiotom umożliwiającym nam dokonywanie zdalnych operacji płatniczych, podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów wspierającym naszą działalność.
Aby móc świadczyć usługi naszym klientom, musimy przetwarzać określone dane osobowe jak i wtedy gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani. Odbieramy odpowiednie dane od Państwa po zawarciu umowy (np. Adres, dane kontaktowe firmy i stanowisko). Bez tych danych nie możemy zawierać umów z naszymi klientami.
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych Klientów.
W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób, że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach, jak również podejmujemy działania remarketingowe, jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.
Dbamy o to, aby nie przesyłać danych do odbiorców w krajach, w których nie ma odpowiedniego poziomu ochrony danych (kraje trzecie). Jednak w niektórych przypadkach nie można tego całkowicie uniknąć. W takim przypadku VITRA podjęła i podejmie odpowiednie środki w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych u odbiorcy przez cały czas.
Przetwarzamy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań umownych. Jak tylko dane nie są już potrzebne, są one generalnie usuwane.
Dane zawarte na umowach i pełnomocnictwach przechowujemy do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
Dokumenty rozliczeniowe tj. księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowujemy do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji będą przetwarzane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
dane do celów marketingowych w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody –przetwarzane będą do czasu jej wycofania; w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu.
W związku przetwarzaniem danych osobowych przez VITRA, wszystkie osoby, których dotyczą dane, mają następujące prawa zgodnie z art. 15 do 21 RODO – i zgodnie z prawem państw członkowskich UE
Prawo do informacji;
Prawo do korekty;
Prawo do usunięcia;
Prawo do ograniczenia przetwarzania;
Prawo do przenoszenia danych;
Prawo sprzeciwu.
Ponadto, mają prawo Państwo odwołać swoją zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Takie odwołanie nie ma wpływu na przeszłość, tj. nie wpływa na skuteczność przetwarzania danych prowadzonego do odwołania.
Jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych przez VITRA nie jest zgodne z przepisami o ochronie danych lub nie jesteś usatysfakcjonowany dostarczonymi przez nas informacjami, masz prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorującego (patrz Art. 77 RODO), którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Nasz adres
ul. Parkowa 1
46-060 Prószków k. Opola, Polska
Zapraszamy do kontaktu
tel.: +48 77 464 96 00
email: info@vitra.com.pl